Mniej przepisywania. Więcej czasu na właściwą pracę.

Co możemy usprawnić

Zaczynamy od powtarzalnej czynności, która angażuje zespół: rejestrowania zapytań, przekazywania dokumentów, aktualizacji statusów lub przygotowania zestawień. Sprawdzamy, jak wymieniają dane używane już narzędzia i gdzie potrzebna jest decyzja człowieka.

AI może pomóc uporządkować treść wiadomości, zaproponować kategorię zgłoszenia lub przygotować szkic odpowiedzi. Najpierw oceniamy jakość na uzgodnionych przykładach. Ustalamy również, które dane można przekazać do wybranego rozwiązania.

• Przekazywanie danych między pocztą, formularzem, arkuszem i systemem firmowym.
• Obieg dokumentów z widocznym statusem oraz przypisanym opiekunem sprawy.
• Powiadomienia o brakujących danych, błędach i zadaniach wymagających uwagi.

Po czym poznasz, że rozwiązanie działa

Przed wdrożeniem zapisujemy scenariusze odbioru. Sprawdzamy prawidłowy dokument, brakujące pole, duplikat oraz chwilową niedostępność połączonego systemu. Wynik ma trafić we właściwe miejsce, a wyjątek do osoby, która może go obsłużyć.

Przekazujemy opis procesu, sposób sprawdzania jego stanu i instrukcję postępowania przy błędzie. Wspólnie ustalamy odpowiedzialność za narzędzia oraz dalsze utrzymanie. Możemy porównać czas wykonania wybranego zadania przed zmianą i po niej.

Co warto przygotować

Do pierwszej rozmowy wystarczy opis zadania i lista używanych aplikacji. Przydatne będą przykłady typowej sprawy oraz sytuacji, w której obecny proces się zatrzymuje. Dokumenty można przygotować bez danych klientów.

• Informacja, kto rozpoczyna zadanie, kto je zatwierdza i kto odbiera wynik.
• Przybliżona liczba spraw oraz czas poświęcany na ręczne czynności.
• Oczekiwany rezultat i ograniczenia dostępu do firmowych danych.

Zaczynamy od jednego procesu

Wybieramy niewielki zakres, opisujemy zależności i sprawdzamy możliwości integracji. Następnie przedstawiamy plan, koszty wdrożenia oraz koszty potrzebnych narzędzi. Pilotaż pozwala zespołowi ocenić rozwiązanie w praktyce przed decyzją o jego rozszerzeniu.

Pytania przed pierwszą rozmową